Материалы на согласование клиент утверждает или отклоняет прямо в системе — без пересылки файлов и «ок» в мессенджере.

• Отправьте материал на согласование
• Клиент видит его в проекте
• Утверждение или отклонение фиксируется в ленте событий

Так у вас всегда есть подтверждение, что и когда согласовал клиент.